Sistema de gestão: 4 receios comuns no momento da implementação – FoccoLOJAS

Sistema de gestão: 4 receios comuns no momento da implementação

Você já pensou em fazer a implementação sistema de gestão na sua loja de móveis planejados? Apresentamos 4 receios comuns que você talvez possa se identificar!

Que a tecnologia é inevitável, todos nós já sabemos. Hoje, até mesmo os pequenos negócios, como as bancas de jornal e os quiosques de rua, já utilizam um sistema interno para monitorar alguns processos, principalmente aqueles ligados às finanças. Por isso, contratar esse tipo de serviço deixou de ser um diferencial e, hoje, já é uma obrigação.

Justamente por serem tão necessários, o processo de escolha dos softwares e sistemas internos precisa ser feito da melhor forma possível, para que atendam todas as necessidades da empresa. Assim, o empreendedor fica resguardado e garante toda a cobertura que precisa para manter o bom desempenho do negócio.

No post de hoje, resolvemos mostrar justamente os receios mais comuns que você deve ter ao fazer a implementação sistema de gestão. Confira a seguir!

Principais receios na implementação de sistema de gestão

É normal que os gestores tenham suas dúvidas na hora de adotar novas ferramentas, especialmente quando elas podem impactar em diferentes trabalhos. Aqui estão alguns dos principais receios e como você pode lidar com eles.

1. Implementar o sistema de gestão com profissionais despreparados

O primeiro receio na hora de implementar qualquer sistema de gestão é interno. Sim, é preciso que os próprios colaboradores estejam preparados para usar as novas ferramentas, caso contrário, a aquisição não significará nada. Por isso, é fundamental dar um treinamento adequado aos profissionais.

O treinamento técnico muitas vezes é disponibilizado pelo próprio fornecedor dos serviços e produtos, portanto, procure por alguma empresa que possa auxiliar durante esse processo de adaptação. Uma vez habituados aos novos processos, os colaboradores certamente produzirão muito mais.

2. Investir em sistemas de gestão precários

Não estamos dizendo que você precisa contar com uma tecnologia de ponta a qualquer custo. Simplesmente, a ideia é que o gestor consiga um sistema na medida, que atenda às suas necessidades. Para evitar esse tipo de erro, preste atenção se as novas ferramentas são precárias ou desnecessariamente avançadas.

É muito interessante que você pesquise bem para adquirir e fazer a implementação de sistema de gestão na medida para a sua loja de móveis. Quanto mais personalizado ele for para a sua área de atuação, melhor.

3. Tornar a gestão de processos ainda mais complexa

O sistema de gestão deve vir para facilitar as suas demandas. Dinamismo é a palavra-chave. Muitos empreendedores, no entanto, têm receio de que esse tipo de ferramenta torne as coisas ainda mais complexas. Por isso, novamente repetimos que você deve avaliar, antes de tudo, as suas necessidades internas.

A análise mais importante é a do fluxograma organizacional. Você deve avaliar cada uma das atividades para descobrir os gargalos de produção ou tarefas desnecessárias que poderiam ser facilmente substituídas pelos softwares. Dessa forma, terá os resultados que procura!

4. Enfrentar dificuldades de adaptação

Por fim, o último receio são as dificuldades de adaptação por parte da própria administração do negócio. Os novos processos exigem alguns cuidados para que sejam aproveitados ao máximo. Por isso, você deve fazer uma faxina na organização antes de adquirir as novas ferramentas.

Em primeiro lugar, caso utilize sistemas antigos, abandone-os completamente para dar espaço para as novas ferramentas. Tudo o que você precisa é apenas os dados presentes nos softwares anteriores. Além disso, revise a sua política de monitoramento para contemplar as novas ferramentas!

4 erros comuns na implementação de sistema de gestão

Algumas das principais causas para os receios que mencionamos são justamente os erros cometidos durante a adoção desse sistema. Conhecer os principais e saber como eliminá-los é o melhor caminho para minimizar seus problemas.

Veja aqui 4 exemplos de erros que você deve evitar.

1. Falta de planejamento

Adquirir um sistema de gestão não é como comprar uma roupa nova. Você precisa de uma estrutura específica para abarcar o sistema e fazer uso dele no dia a dia. Se adquirir o software antes de preparar uma infraestrutura adequada, ele ficará praticamente sem utilidade.

Converse com o provedor do sistema e veja qual é o tipo de preparo necessário para que a ferramente seja bem aproveitada em sua organização. Isso inclui o tipo de hardware, outros softwares e também o nível de capacitação da equipe.

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2. Mudanças constantes de escopo

Não é incomum que um projeto passe por algumas alterações durante sua implementação, afinal, nem todas as questões podem ser cobertas durante a fase de planejamento. Porém, é importante que o objetivo final e o tamanho do trabalho a ser realizado estejam alinhados. E, acima de tudo, evite ampliar o escopo do projeto indefinidamente.

Muitos gestores caem na armadilha de buscar mais e mais funcionalidades, modernidade e recursos para a implementação de sistema de gestão antes mesmo de o projeto ser concluído. Isso quase sempre leva a uma perda considerável de eficiência e de recursos. Vale mais a pena concluir a implementação antes de investir em futuras ampliações.

3. Foco em decisões top-down

A ideia de ter uma hierarquia no ambiente de trabalho é facilitar as tomadas de decisão, mas muitas coisas não podem ser feitas apenas com base na perspectiva do gestor. É necessário envolver os colaboradores nesse processo, especialmente se você busca facilitar o dia a dia de trabalho de todos.

Não há necessidade de consultar cada membro individualmente para tudo, mas é importante ter um feedback geral antes de colocar alguns planos em prática, especialmente nesse caso.

4. Ausência de um bom suporte

Por fim, você deve sempre tirar proveito da equipe de suporte que estiver à sua disposição. Muitos tentam aprender como utilizar um sistema puramente na prática ou acabam se deparando com problemas que não seriam difíceis de resolver com a orientação de um profissional.

Antes mesmo de iniciar o processo de implementação, verifique a melhor forma de entrar em contato com o time de suporte do sistema. Se necessário, crie uma equipe com esse perfil na sua própria empresa, mesmo que seja composta por apenas um profissional. Isso facilitará a adaptação da equipe e melhorará seu desempenho.

Agora que você tem todas essas informações, pode ficar mais atento à implementação de sistema de gestão para que ela ocorra com o melhor desempenho possível. Se quiser obter bons resultados, é importante continuar se atualizando e buscando novas formas de aprimorar seus processos.

Quer conhecer um sistema mais a fundo e descobrir como ele pode ajudar? Então, entre em contato conosco e conheça a nossa ferramenta de gestão.

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